Snelle groei brengt uitdagingen met zich mee, zeker op HR-gebied. Een organisatie als RWE heeft een solide HR-ondersteuning nodig om personeelsmutaties – zoals in- en uitdiensttredingen – foutloos te verwerken. Een nauwkeurige administratie is immers de basis voor andere HR-thema’s, zoals performance- en talentmanagement.

De centrale HR-afdeling van RWE kampte echter met knelpunten in de administratieve processen. Zoveel tijd ging verloren aan handmatige correcties en inefficiënties, dat HR-medewerkers onvoldoende toekwamen aan strategische en waarde-toevoegende taken.

HR-manager Wilbur van Melick schakelde mijn toenmalige werkgever, FCTB (overgenomen door Deloitte), in om te onderzoeken waar het probleem zat – en vooral: hoe het kon worden opgelost. Ik mocht dit project uitvoeren

Aanpak: van quick scan naar concrete verbeteringen

Een vraagstuk als dit vraagt om een brede blik. De oorzaak kon in de salarisadministratie liggen, maar ook in de workflow rondom mutaties of de rapportagestructuur. Om snel tot de kern te komen, kozen we voor een quick scan.

Dit hield in dat we binnen twee weken:

• Interviews organiseerden met HR-medewerkers en hun interne klanten binnen RWE

• Knelpunten in kaart brachten in een overzichtelijke matrix, waarin we per HR-dienst de pijnpunten in input, throughput en output prioriteerden

Met dit inzicht konden we gericht aan de slag met procesverbetering. In de tweede fase brachten we medewerkers opnieuw samen in werkgroepen. Samen werkten we nieuwe procedures en richtlijnen uit. Dit zorgde niet alleen voor betere processen, maar ook voor betrokkenheid en eigenaarschap onder medewerkers.

Daarnaast pakten we direct een aantal praktische zaken aan:

• Opschonen van systeemdata

• Invoeren van een structurele kwaliteitscontrole

• Resultaat: een efficiënte en toekomstbestendige HR-afdeling

Na drie maanden van analyse en gerichte interventies stond er een solide HR-administratie. Dankzij de samenwerking met RWE-medewerkers verbeterden we processen, formulieren en managementrapportages.

Bovendien leverden we een proceshandboek op waarin alle nieuwe afspraken over processtappen, rollen en verantwoordelijkheden waren vastgelegd. Dit zorgde voor structurele borging en continuïteit.

Het resultaat? Een efficiënter werkende HR-afdeling die niet langer werd overspoeld door administratieve rompslomp, maar de focus kon verleggen naar strategische HR-thema’s.